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5 formas de aprovechar los beneficios de las salas de datos virtuales

Publicado por UDS Enterprise Team |

Las salas de datos virtuales (VDR por sus siglas en inglés) sirven para varios propósitos. Las empresas las utilizan como almacenamiento seguro de archivos, para gestionar los trámites durante grandes transacciones y para colaborar con personal interno y externo. Estos repositorios en línea han sido principalmente diseñados para alojar documentos, imágenes y archivos altamente confidenciales.

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Si bien funcionan como centros de almacenamiento de datos alojados en la nube, una sala de datos virtual es más segura, lo que la hace ideal para guardar documentos comerciales confidenciales, para reuniones de negocios, negociaciones a nivel corporativo y para el uso compartido de archivos.

Tradicionalmente, las salas de datos virtuales han estado reservadas para grandes corporaciones que realizan grandes transacciones, negocios inmobiliarios o incluso para gestionar salidas a bolsa. Sin embargo, gracias a sus capacidades y beneficios también pueden resultar útiles para las pequeñas y medianas empresas. De hecho, los proveedores de VDR ahora ofrecen paquetes de software que se adaptan a las necesidades y al presupuesto de las startups para llegar a un mercado más amplio.

De acuerdo con el Informe de mercado de la industria de salas de datos virtuales del cuarto trimestre de 2018 de IBISWorld, se espera que la demanda de salas de datos virtuales crezca. La industria estaba valorada en $920 millones en 2018 y se espera que esta valoración aumente en los próximos años.

En otro estudio sobre el mismo tema realizado por ResearchAndMarkets.com en 2018, se afirma que el mercado de las salas de datos virtuales logrará un crecimiento anual del 17,68% entre 2018 y 2023. La industria fue valorada en $521.103 millones en 2017. Los expertos anticipan un aumento medio de casi $1.4 millones cada año dentro del período proyectado.

Estos datos muestran que cada vez más empresas se están dando cuenta de los beneficios de una sala de datos virtual. Tener una VDR es beneficioso para que el negocio se mantenga a la vanguardia de la innovación y, por lo tanto, sea competitivo.

Si está considerando usar un VDR para su negocio, puede estar interesado en conocer los beneficios que puede obtener:

  1. Evitar traspapelar documentos

Uno de los beneficios de usar una sala de datos virtual es que una vez que cargue sus documentos en el servidor del sistema, los archivos permanecerán allí durante el tiempo que necesite. Los servidores utilizados para las salas de datos virtuales son altamente seguros y están protegidos contra las amenazas cibernéticas.

Además, características como las marcas de agua y la vista restringida aumentan la seguridad de los documentos. Las marcas de agua son altamente efectivas para detener el robo y el mal uso de los documentos. La vista de registriga, por otro lado, evita el robo de información a través de la captura de pantalla.

  1. Administrar permisos y controlar el acceso

Las salas de datos virtuales proporcionan transparencia a los usuarios. Los usuarios no pueden acceder y ver fácilmente todos los documentos, archivos y otros elementos de información almacenados en el sistema si no tienen la autorización o el permiso adecuados para hacerlo. Se pueden configurar los permisos por persona para asegurarse de que solo puedan acceder a documentos relacionados con sus tareas y funciones en la empresa.

Además de administrar los permisos de acceso, también se pueden establecer restricciones de tiempo para aumentar aún más la seguridad de los documentos. Por ejemplo, puede limitar el acceso de la Persona A a los contratos y otros documentos relacionados con el Proyecto B durante tres horas, de 2 p.m. a 5 p.m., todos los jueves.

Los administradores tienen control total sobre los permisos, establecen las condiciones e implementan las reglas de acceso. Con la visibilidad que ofrecen las salas de datos virtuales, se puede verificar fácilmente quién accedió y vio qué documentos, así como la duración y frecuencia. Esta capacidad refuerza la seguridad de los documentos y fomenta la responsabilidad en el lugar de trabajo.

  1. Colabora de manera eficiente y segura

La colaboración es esencial para cualquier organización empresarial, especialmente cuando tiene que trabajar con terceros y compartir documentos que contienen información confidencial.

Con una sala de datos virtual, puede proporcionar a su equipo y a las personas externas a su organización un entorno seguro para colaborar en diferentes tareas y realizar diversas acciones, como la revisión de contratos, sin preocuparse por las brechas de seguridad o el robo de información.

Maximizar las características de seguridad de VDR garantiza que todos los documentos estén seguros y protegidos contra el acceso no autorizado, la manipulación y el uso incorrecto. También puede obtener información procesable de su sala de datos para mejorar aún más sus diligencias y comprender cómo se aplica la inteligencia de negocio.

  1. Firmar documentos digitalmente

El uso de salas de datos virtuales agiliza los procesos de negociación y acelera las aprobaciones. La mayoría de las soluciones VDR vienen con capacidades de firma digital que permiten a los usuarios firmar documentos con facilidad. Para las plataformas VDR que no tienen esta función, es posible integrarla fácilmente con un software de firma electrónica.

Los contratos, recibos, anuncios y demás documentos se pueden firmar con facilidad, sin tener que destinar tiempo y recursos en enviar documentos físicamente de un lado a otro y esperar a que concluya el proceso de aprobación.

  1. Eliminar límites de accesibilidad y espacio

Se puede acceder a la mayoría de las salas de datos virtuales desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando un dispositivo móvil. Se pueden ver, cargar y compartir documentos en cualquier momento y en cualquier lugar. Esta flexibilidad ayuda a los usuarios a realizar sus tareas independientemente de su ubicación, lo cual es crucial para poder continuar trabajando incluso durante los desplazamientos.

La accesibilidad global también atrae a los inversores. Puede invitar a posibles inversores a revisar sus documentos, como informes financieros, declaraciones de ingresos y archivos de impuestos. ¿Por qué enviarles archivos en papel cuando solo puede otorgarles acceso controlado a sus documentos? De esta manera, se comparte y visualiza documentos en tiempo real, acortando los tiempos de respuesta.

Además, las salas de datos virtuales están diseñadas para acomodar a varias personas en una sesión y no experimentar problemas de retraso o rendimiento. Puede **simplificar la gestión de las relaciones comerciales y capitalizar los datos de clientes de su empresa.

Elegir el paquete de VDR adecuado

Si piensa que ha llegado el momento de evaluar varios paquetes de VDR, uno de los principales factores que considerará es su presupuesto. Tradicionalmente, los VDR suponen una gran inversión. Sin embargo, con la tecnología actual, existen salas de datos virtuales asequibles y escalables. Habrá que considerar cuál es el más rentable para su organización identificando las características y herramientas que necesita para sus flujos de trabajo.

La mayoría de los productos VDR vienen equipados con características estándar como permisos personalizables, marca de agua, monitorización de la actividad del usuario y archivo de proyectos. Se recomienda profundizar en la interfaz de un VDR y en la especialidad del proveedor. Además, es conveniente elegir una solución VDR intuitiva que no requiera una curva de aprendizaje pronunciada.

En general, para aprovechar al máximo su inversión, es aconsejable identificar los cuellos de botella de su negocio y explorar varias herramientas que puedan ayudar a resolverlos. Imprima VDR es una buena opción. Su solución centrada en el usuario permite gestionar los procesos transaccionales de forma segura. También cumple con la normativa ISO, tiene soporte 24/7/365 y un tiempo de actividad del 99.9%.


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